Dieser Artikel richtet sich an alle Entrepreneure, Coaches und Trainer die schon selbstständig sind, oder jene die es geplant haben. Die Problemstellungen beim Selbstmanagement sind bei beiden Gruppen sehr ähnlich: Die einen wollen ihre Zeit möglichst effizient nutzen um möglichst erfolgreich zu sein und die anderen müssen sehr effizient sein, denn schließlich haben sie noch einen Hauptjob (so ist das auch bei mir der Fall). Also stürzen wir uns rein in das Thema Selbstmanagement.

Zeitmanagement für Entrepreneuere

Es sind fünf Dinge auf die du bei deinem Zeitmanagement besonders achten solltest, oder besser gesagt Tipps die du befolgen solltest. Schaffst du es diese fünf Tipps umzusetzen, bist du einem guten Selbstmanagement schon einen großen Schritt näher.

Prioritäten setzen

Logisch, oder? Wenn ich das Klienten in meinen Coachings erzähle sagen alle „mache ich ja“, oder „das ist kein Problem“. Aber bei allen war das setzen von Prioritäten eines der größten Probleme. Prioritäten setzen alleine reicht nämlich nicht, es gilt diese auch umzusetzen und daran scheitert es in der Regel.

Wie setzt du dir aber nun richtig Prioritäten? Ich empfehle immer die Eisenhower-Matrix zu verwenden. Zumindest zu beginn, bis das setzen von Prioritäten in Fleisch und Blut übergegangen ist. Die Eisenhower-Matrix besteht aus 4 Quadranten:

• Quadrant 1: dringend und wichtig
• Quadrant 2: nicht dringen aber wichtig
• Quadrant 3: dringend aber nicht wichtig
• Quadrant 4: nicht dringend und nicht wichtig

Idealerweise solltest du dich nur in Quadrant 2 aufhalten, also in jenem Quadranten in dem die wichtigen, aber (noch) nicht dringenden Aufgaben liegen. Die meisten Menschen befinden sich aber die meiste Zeit in Quadrant 1. Genau darin liegt der große Selbstmanagement-Fehler. Du darfst die Dinge gar nicht dringend werden lassen, sondern sie erledigen bevor sie überhaupt dringend werden.

Trage einmal alle deine Aufgaben, die in den nächste Tagen so anstehen, in diese Matrix ein. Nutze dann all deine Energie um so schnell wie möglich alle Aufgaben in Q1 abzuarbeiten.

Dinge aus Q3, arbeitest du möglichst geblockt ab. Alles was in Q4 landet kannst du gleich in den Müll weiterleiten, denn es ist unwichtig. Bleibt nur noch Q2 übrig. Wenn du den Großteil deiner Aufgaben da abarbeitest, dann hast du dein Selbstmanagement und deine Prioritäten im Griff.

Pareto-Prinzip

Vielleicht hast du davon ja schon gehört (manche nennen es auch die 80/20-Regel). Diese Regel besagt nichts anderes als das 20% deines Inputs für 80% deines Outputs sorgen und damit umgekehrt 80% deines Inputs nur 20% deines Outputs generieren.

Ein paar Beispiele dazu: Ein Unternehmen macht mit 20% seiner Produkte 80% seines Umsatzes. Oder 20% deiner Kunden sorgen für 80% deines Umsatzes.

Versuche diese 20% Input die bei dir 80% deines Outputs hervorbringen herauszufiltern. Hast du diese 20% gefunden, dann konzentriere dich auf genau diese Kunden, Produkte oder Aufgaben. Investiere mehr Zeit in diese Dinge und weniger in die anderen 80% des Inputs die nur 20% deines Outputs bringen.

Gutes Selbstmanagement heißt, diese 20% zu kennen und sich darauf zu fokussieren.

Eat the frog

Die „Eat the frog“-Aufgabe ist nichts anderes als die unangenehmste und/oder wichtigste des Tages. Die „Eat the frog“-Regel besagt: Erledige diese Aufgabe immer als allererstes, gleich am Morgen.

Warum? Wenn du das nicht tust schleppst du diese Aufgabe zumindest gedanklich den ganzen Tag mit dir mit. Erledigst du sie aber gleich in der Früh, hast du den Kopf frei und diese nun erledigte schwere und unangenehme Aufgabe gibt dir zusätzlich Motivation: Wenn du die erledigt hast, wird alles andere zum Kinderspiel!

Seit ich die „Eat the Frog“-Regel ausführe hat sich mein Selbstmanagement massiv verbessert. Und das obwohl sich dieser Tipp sehr unscheinbar und irgendwie eigenartig anhört.

Ähnliche Aufgaben geblockt abarbeiten

Auch das hört sich jetzt nicht wahnsinnig spannend an und auch dieser Punkt zählt zu jenen Dingen die trotzdem sehr wenig bis gar nicht befolgt wird. In jeder Branche und in jedem Job gibt es Dinge die einander sehr ähnlich sind. Das können Aufgaben sein die die gleichen Programme und Tools benötigen und nur an einem bestimmten Ort ausgeführt werden können.

Bei solchen Aufgaben macht es Sinn diese zu sammeln und zu einem bestimmten Zeitpunkt alle gesammelt abzuarbeiten. Für mich ist so eine Aufgabe zum Beispiel mein komplettes Social Media Management. Jeden Samstag programmiere ich die Veröffentlichung sämtlicher Social-Media-Mitteilungen im voraus. Das hat den Vorteil, dass ich alle Plattformen (Facebook, Twitter, Google+, Pinterest, XING, LinkedIn, usw.) nur einmal öffnen muss. Würde ich das täglich machen, müsste ich alles 7x öffnen anstatt nur einmal und auch alle anderen Arbeitsschritte sieben mal machen.

Ähnliches gilt für die Produktion meiner Podcasts und Videos. Meistens produziere ich gleich 3-4 Folgen am Stück und erspare mir so viele Arbeitsschritte, die ich wiederholen müsste, wenn ich an verschiedenen Tagen produzieren würde.

Gutes Selbstmanagement bedeutet also ähnliche Arbeiten und Aufgaben geblockt abzuarbeiten.

Termin- und Aufgaben-Planung

Wenn du die vier bisher erwähnten Tipps umsetzt bist du schon nahezu perfekt in deinem Selbstmanagement. Was jetzt noch fehlt ist die konkrete Termin- und Aufgaben-Planung.

Wenn du schon freiberuflich tätig bist, dann rate ich dir alle Termine entweder an den Tagesanfang oder das Tagesende zu legen. So hast du dazwischen genügend Zeit, um deine Aufgaben zu erledigen und dabei in den Flow zu kommen.

Hast du noch einen Hauptjob ist es unbedingt notwendig dir fixe Zeiten für die Erledigung deiner nebenberuflichen Aufgaben zu blocken. Das kannst du vor oder nach deinem Hauptjob machen natürlich geht auch beides. Ich würde dir aber unbedingt empfehlen zumindest immer 2-Stunden-Blöcke zu reservieren. Diese Zeit nutzt du dann um an deiner nebenberuflichen Tätigkeit zu arbeiten.

Diese Variante nutze sich ich und habe so 5 Bücher geschrieben und meinen Selbstmanagement-Blog aufgebaut.

Mit diesen 5 Tipps hast du ein Werkzeug in der Hand, dass dir massiv weiterhelfen wird um dein Selbstmanagement zu perfektionieren.

Achte auf deine Freizeit und auf genügend Regeneration

Die große Gefahr bei Entrepreneuren ist, dass sie eigentlich immer arbeiten. In der Regel ist das auch nicht so schlimm, denn das was wir tun, tun wir meist leidenschaftlich gerne. Insofern kann es ja kaum als Arbeit bezeichnet werden.

Trotzdem verbringen wir sehr viel Zeit vor dem Computer und sollten daher darauf achten auch unsere Freizeit sinnvoll einzuteilen. Dabei macht es zumindest zu Beginn durchaus Sinn, auch deine Freizeit zu planen. Trage dir in deinen Kalender ein wann du frei machst, oder gib dir eine Zeit vor, zu der du den Computer abdrehst.

Ich weiß aus eigener Erfahrung, dass das manchmal schwer fällt, besonders wenn die Arbeit großen Spaß macht. Allerdings sollte sie ja auch langfristig Spaß machen und daher musst du auch auf genügend Ausgleich und Regeneration achten.

Ich hoffe dir mit diesen Tipps ein wenig geholfen zu haben, dein Selbstmanagement zu verbessern.

Viel Erfolg für die Zukunft und genieße deinen Tag,

Thomas

Über den Autor

Thomas Mangold ist Blogger, Autor, Podcaster und Coach zum Thema Selbstmanagement. In seinem Blog, seinen Büchern, seinem Podcast, sowie in seinen Vorträgen und Coachings hilft er Menschen dabei ihr Leben effizienter und produktiver zu gestalten, um mehr freie Zeit für die wirklich wichtigen Dinge im Leben zur Verfügung zu haben.

Falls du weitere Tipp, Tricks und Tools suchst, die dir dabei helfen effizienter und produktiver zu werden, lade ich dich ein seinen Blog zu besuchen.