Zeiterfassung Online mit Clockodo

Arbeiten von zu Hause aus. Ein Traum – oder eine riesige Herausforderung? Während ich mir meinen Traum immer mehr erfülle, von dort zu arbeiten, wo ich es möchte und am Besten noch wann ich möchte, gehören auch viele Nachteile dazu. Einer der Nachteile ist eine völlig andere Kostenkalkulation für einen Stundensatz, wo ich in einen vorherigen Blogartikel drüber geschrieben habe. Die zweite Herausforderung vor der ich stand ist diese, dass meine Kunden mir nicht über die Schulter schauen können.

Hierbei handelt es sich um einen bezahlten Artikel. Dafür wurde vom Kunden nur das Thema vorgegeben, aber keine positive Meinung oder inhaltliche Aussage erkauft.

Wie ich meinen Kunden Transparenz möglich mache – auch wenn Sie in einem anderen Land sitzen und mir nicht über die Schulter sehen können…

Bei kleinen Projekten macht das kaum einen Unterschied. Wenn es allerdings um größere und langfristige Projektarbeiten geht, dann ist mir Transparenz meinen Kunden gegenüber wichtig. Das Stichwort ist die Zeiterfassung.

Bei meinen Versuchen mit Exel bin ich kläglich gescheitert, denn mit Zeiterfassung und der Erstellung „supertoller“ Exelsheets verdiene ich kein Geld. Somit habe ich nach einer kinderleichten und „hübschen“ Lösung Ausschau gehalten. Mit englischen Tools bin ich auf die Nase gefallen, die eine Stunde in 10er Einheiten unterteilten.

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Eine halbe Stunde wurde mit einem Wert von 0,5 erfasst – so ein schwachsinn. Umso glücklicher war ich, als ich eine deutschprachige Lösung gefunden habe, die mich auch nach 6 Monaten nach wie vor glücklich macht und hält, was es verspricht.

7 Gründe für eine Clockodo Zeiterfassung

Online Zeiterfassung

Mein erstes Kriterium ist gewesen, dass es ein webbasierter Service ist. Ich mag die Vorstellung davon, dass sich alles in einer „Cloud“ befindet. Wenn ich verreise, dann kann ich meinen Computer zuklappen und selbst aus einem anderen Kontinent in einem Internetcafe meine Daten abrufen. Clockodo behandelt die Daten mit größter Sorgfalt und „Patzer“ bei der Datenverwaltung sind mir sowohl keine bekannt, als jemals vorgekommen.

Exakte Budgets

Mit Clockodo lässt sich nicht nur die Zeiterfassung einrichten, sondern es gibt deutlich mehr Funktionen, die mir und meiner Arbeit entgegenkommen. Eine Funktion davon die die Budgetauswahl. Ich kann meinen jeweiligen Kunden ein fixes Budget zuordnen. zeiterfassung-projektbasiertMeine Arbeitszeit wird mit dem vordefinierten Stundensatz entgegengerechnet. Diese Informationen werden in einem grünen Balken aufgearbeitet, sodass ich meinem Kunden rechtzeitig Bescheid geben kann, wenn zum Beispiel bereits 50 Prozent vom geplanten Budget erreicht sind. Ich sehe auch für mich selber,wie viel noch zu tun ist. Klasse Gedanke, den Clockodo mit dieser Funktion hervorragend umgesetzt hat.

Grafische Aufbereitung

Wie auf den vorherigen Screenshots sehr gut zu erkennen ist, bemüht sich das Clockodo-Team, alle Daten grafisch aufzuarbeiten. Mir ist sowas wichtig, da ich ein visueller Mensch bin und mit einem grünen Balken mehr anfangen kann. als mit einer Liste an Zahlen und Daten. Die grafische Oberfläche ist zudem leicht zu bedienen und sehr benutzerfreundlich.

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Variable Stundensätze

Was die Budgeterfassung ergänzt ist ein variabler Stundensatz. In der Regel sollte ein Dienstleister feste Preise in einem Preiskatalog anlegen für jeweilige Dienstleistungen. Doch in der Praxis sieht es ganz anders aus. Wenn der Beste Freund vom Besten Freund nach einem Angebot fragt, gibt es schon mal Ausnahmen und auch auf diese nimmt Clockodo Rücksicht. Es lassen sich sowohl Stundensätze nach Kunden anlegen, als auch nach Dienstleistungen. In meinen Projekten habe ich ebenfalls verschiedene Stundensätze angelegt, da ich meine eigenen Arbeiten an Projekten anders vergüte.

Smartphone App

Was ich auch Klasse finde ist, dass mittlerweile eine Smartphone-App hinzugekommen ist. Wenn ich also unterwegs spontan beschließe ein Kundengespräch zu führen, kann ich dieses auch unterwegs per Smartphone-App erfassen. Auf der anderen Seite habe ich hier auch meinen einzigen Kritikpunkt. Die App ist zwar vorhanden, allerdings muss ich teilweise reinzoomen, wenn ich bestimmte Funktionen aktivieren möchte. Das geht in Zukunft definitiv noch besser und noch benutzerfreundlicher. Da ich die App für mich persönlich nur in Ausnahmefällen gebrauche und meine Zeiterfassung vom Computer aus tätige, ist es bei mir kein Beinbruch.

Effizientes Arbeiten

Komplizierte Exelsheets. Tools mit langen Ladezeiten. Vieles ist durchgefallen, da ich mir mit einem Zeiterfassungstool eine Arbeitserleichterung wünsche und keine Zusatzarbeit. Bei Clockodo ist die Bedienung intuitiv. zeiterfassung-clockodo-listeDie Einarbeit ist schnell gemacht durch „Learning by Doing“. Ein Handbuch habe ich nicht zur Hilfe nehmen müssen, um herauszubekommen, wie ich eine Funktion aktivieren kann. In meinem Arbeitstag ist es so, dass ich nicht 8-10 Stunden an einer Aufgabe sitze, sondern zwischen Aufgaben nach 1-2 Stunden wechsle, die ich gerne gesondert erfassen möchte. Dafür bietet Clockodo die Listen-Funktion an, die ein schnelles und bequemes „Wechseln“ zwischen den zuletzt gewählten Tätigkeiten ermöglicht. Die Listenfunktion befindet sich einen Tab weiter, als die Zeiterfassungsstoppuhr. Dort kann ich nach Tagen sortiert, die letzten Aufgaben aus den vergangene Tagen anklicken, auswählen und an diesen weiterarbeiten.

Schnittstellen

Zu guter letzt kommt der absolute Knüller. Was mich persönlich immer sehr genervt hat, (also bis heute), ist das Thema Rechnungserstellung, sowie Rechnungsverwaltung.        Es gehört ebenfalls zu den unbezahlten Tätigekeiten, die einfach dazugehören. Vor einigen Wochen habe ich mich entschieden, meine Rechnungen mit dem Tool FastBill zu verwalten, wozu es noch einen gesonderten Artikel geben wird. clockodo-rechnungserstellungAuf jedenfall bietet Clockodo sowohl eine einfache Export-Funktion, als auch eine Schnittstelle zu den bekanntesten Rechnungsverwaltungstools an. Wenn ich also ein Projekt abgeschlossen habe, kann ich per Mausklick die Daten der Start-und Endzeiten, sowie die Kosten für die jeweiligen Arbeiten in mein Tool FastBill exportieren, welches mir eine ausfürhliche Rechnung erstellt.

 

Mein Fazit:

Clockodo nutze ich mittlerweile seit über 6 Monaten. Es ist die erste deutschte Variante, welche mich sowohl vom Design, als auch von der Usability überzeugt hat. Ich kann es nur empfehlen gerade bei Dingen, welche gemacht werden „müssen“, aber nicht bezahlt werden – möglichst nach Systemen zu suchen, welche diese lästigen zeitfressenden Arbeiten übernehmen. Wer sich mühevoll mit Exel eine eigene Zeiterfassung zusammenbastelt, spart am falschen Ende, da auch Kunden immer wieder begeistert sind von ausführlichen Reports und kontinuierlichen Statusupdates, wie der Status vom Budget steht.

Auf Clockodo kannst Du den Service für einen Monat gratis testen. Danach fällt eine Nutzungsgebühr von 5,00 Euro monatlich an, die ich bisher sehr gerne bereit gewesen bin zu zahlen, für diesen Service. Solltest Du nur über wenige Kunden verfügen, kann ich Dir die Testphase ans Herz legen, um herauszufinden, ob Clockodo auch etwas für Deinen Arbeitsalltag ist.

Ich hoffe Dir hat der Artikel Gefallen. Welche Systeme nutzt Du, um Deinen Arbeitsalltag zu vereinfachen ?

About The Author

Mario Reinwarth

Oldskool BWL-Wissen mit den Online-Marketing-Ninjastrategien von morgen verknüpfen. Mario Reinwarth liebt Online-Marketing und ist als Newcomer aufgefallen, durch Produktlaunches, die nach wie vor für Gesprächsstoff sorgen.

1 Comment

  • André

    Reply Reply 26. Juli 2014

    Toller Artikel ! Wir sind auch Fastbill Künde und habe die Clockodomacher damals auf die neue API angesprochen. Rückzuck war die Schnitstelle genutzt und alles wurde viel viel einfacher….. Super Service und leicht zu bedienen 😉

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