Wir haben einen Monat lang jede einzelne WhatsApp-Nachricht aus unserem eigenen Vertrieb ausgewertet. 6.866 Nachrichten, 1.036 angeschriebene Leads, alles direkt aus der Datenbank gezogen. Drei Zahlen daraus haben verändert, wie wir seitdem mit Anfragen umgehen. Sie sind unbequem, weil sie nahelegen, dass die meisten von uns zur falschen Zeit und zu selten schreiben.
Zahl 1: 42 Prozent der Antworten kommen, wenn niemand im Büro ist
Wir sind davon ausgegangen, dass sich Interessenten tagsüber melden. Das tun sie auch. Aber eben nicht nur.
42,2 Prozent aller eingehenden Antworten kamen vor acht Uhr morgens oder nach achtzehn Uhr abends. 22,7 Prozent fielen auf einen Samstag oder Sonntag. Wer sich den Tagesverlauf ansieht, erkennt nicht einen Gipfel, sondern zwei: einer am frühen Nachmittag, der zweite zwischen einundzwanzig und dreiundzwanzig Uhr. Der Abendgipfel ist fast genauso hoch wie der am Tag.
Die Erklärung liegt in der Zielgruppe. Wer selbstständig ist oder ein Team führt, kümmert sich um die eigenen Themen in den Lücken. Nach dem letzten Kundentermin, wenn die Kinder im Bett sind, sonntags beim Kaffee. Genau dann liest er die Nachricht, die er drei Tage vorher ausgelöst hat.
Die vollständige Auswertung inklusive Stundenverteilung haben wir hier aufgeschrieben: Wann Leads wirklich antworten.
Zahl 2: Ein Drittel der Gespräche entsteht erst beim zweiten Anlauf
Das ist die Zahl, die am meisten weh tut, weil sie direkt auf Disziplin zeigt.
Von 390 Kontakten, die im Auswertungszeitraum überhaupt geantwortet haben, meldeten sich 250 auf die erste Nachricht. Aber 102 erst auf die zweite, weitere 38 noch später. Macht 140 Gespräche, die es nicht gegeben hätte, wenn nach dem ersten Versuch Schluss gewesen wäre.
Nachfassen scheitert selten am Wissen. Jeder weiß, dass man dranbleiben soll. Es scheitert daran, dass man sich merken müsste, wer wann was geschrieben hat und wer noch nicht geantwortet hat. Bei zehn Kontakten geht das im Kopf, bei hundert nicht mehr.
Interessant ist auch, wo die Grenze liegt: Ab dem fünften Versuch kamen nur noch fünf Antworten insgesamt. Drei bis vier Anläufe mit ein bis zwei Tagen Abstand, danach eine saubere Abschlussnachricht. Alles darüber hinaus kostet mehr Ruf, als es bringt. Details dazu stehen hier: Nachfassen bei Leads.
Zahl 3: Bis ein Termin steht, wechseln 16 Nachrichten den Besitzer
Wer über Automatisierung im Vertrieb nachdenkt, stellt sich meistens etwas Kurzes vor. Anfrage rein, freundliche Antwort, Link zum Kalender, fertig.
Die Gespräche, die bei uns tatsächlich zu einem Termin geführt haben, umfassten im Median 16 Nachrichten. Das kürzeste kam mit drei aus, das längste brauchte 59. Dazwischen liegt echte Arbeit: verstehen, worum es geht, herausfinden ob es drückt, Einwände abfangen, Rahmenbedingungen klären, und am Ende noch zwei bis drei Nachrichten, bis wirklich gebucht ist.
Der zweite Teil dieser Zahl ist der wichtigere: 158 Kontakte wurden im selben Zeitraum als nicht passend eingestuft und mit einer Begründung verabschiedet, statt in ein Erstgespräch geschoben zu werden. Bei einer halben Stunde pro Gespräch sind das rund achtzig Stunden, die nicht in Termine geflossen sind, aus denen ohnehin nichts geworden wäre.
Was das für automatisierte Qualifizierung bedeutet, steht hier: Leadqualifizierung automatisieren.
Was wir daraus gemacht haben
Aus diesen drei Beobachtungen ist bei uns ein eigenes System geworden: ein KI-Setter, der eingehende Anfragen binnen Sekunden auf WhatsApp anschreibt, sie im Dialog qualifiziert, eigenständig nachfasst und den Termin bucht, sobald jemand passt. Er läuft rund um die Uhr, also auch in genau den 42 Prozent der Zeit, in denen sonst niemand antwortet.
Die mittlere Antwortzeit liegt inzwischen bei 64 Sekunden, gemessen an 1.275 Antworten. Neunzig Prozent aller Antworten gehen innerhalb von fünf Minuten raus.
Wer sich das ansehen will: Auf settersystem.de steht der Setter in einem echten Chatfenster. Man kann ihm dort schreiben wie ein Lead und sieht in dreißig Sekunden, was dabei herauskommt. Ohne Anmeldung, ohne PDF.
Alle Zahlen in diesem Beitrag stammen aus dem eigenen Vertrieb von mr. online marketing, Zeitraum 2. Juli bis 2. August 2026, ausgelesen direkt aus der Datenbank. Keine Kundendaten, keine Schätzungen.
